W przypadku profili w mediach społecznościowych jesteśmy współadministratorem danych razem z operatorem danego serwisu (Meta, LinkedIn) — zasady przetwarzania przez te firmy opisują ich własne polityki prywatności.

Nagrywanie rozmów telefonicznych

Rozmowy prowadzone przez centralę Kancelarii (22 153 34 60) są nagrywane — informujemy o tym komunikatem na początku połączenia.

Dlaczego nagrywamy. Przez telefon klienci często przekazują ustalenia i dyspozycje, które potem księgujemy lub zgłaszamy w urzędach. Nagranie pozwala wrócić do tego, co dokładnie zostało powiedziane, dbać o jakość obsługi i — w razie sporu — wykazać przebieg rozmowy. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Automatyczna analiza. Nagrania mogą być przekształcane na tekst i oceniane przez narzędzie wykorzystujące sztuczną inteligencję, wbudowane w nasz system telefoniczny. Służy to wyłącznie ocenie jakości naszej obsługi. Na tej podstawie nie podejmujemy żadnych decyzji, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne.

Kto ma dostęp. Nagrań słucha wyłącznie zarząd Kancelarii. Nie udostępniamy ich innym klientom ani osobom spoza Kancelarii, chyba że wymaga tego prawo (np. na żądanie sądu).

Jak długo. Nagrania przechowujemy przez [90 dni] od rozmowy. Dłużej — tylko wtedy, gdy konkretne nagranie jest potrzebne jako dowód w sprawie, i nie dłużej niż do przedawnienia roszczeń.

Jeśli nie chcą Państwo, by rozmowa była nagrywana, można się rozłączyć i napisać do nas na biuro@mencel.com.pl albo poprosić o oddzwonienie z linii bez nagrywania. Można też w każdej chwili zgłosić sprzeciw lub zażądać usunięcia nagrania.

Dane, które powierzają nam klienci

Prowadząc księgi, kadry i płace klientów, przetwarzamy dane ich pracowników (w tym informacje o zwolnieniach lekarskich w zakresie wymaganym przez prawo pracy), zleceniobiorców, członków rodzin pracowników, wspólników i kontrahentów. W tym zakresie administratorem jest klient (np. pracodawca), a my działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO), którą zawieramy z każdym klientem.

• Przetwarzamy te dane wyłącznie na polecenie klienta i tylko w zakresie potrzebnym do wykonania usługi.
• Po zakończeniu współpracy, w ciągu 30 dni, zwracamy dane klientowi lub wskazanemu przez niego biuru albo je usuwamy. Zachowujemy tylko to, co nakazują przepisy, oraz kopie potrzebne do obrony przed ewentualnymi roszczeniami — do czasu ich przedawnienia.
• Naruszenie bezpieczeństwa danych zgłaszamy klientowi w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia.
• Pracownik lub kontrahent naszego klienta, który chce skorzystać ze swoich praw, powinien zwrócić się przede wszystkim do swojego pracodawcy lub kontrahenta. Jeśli zgłosi się do nas, niezwłocznie przekażemy jego prośbę klientowi.

Doradztwo prawne i podatkowe dla naszych klientów świadczy współpracująca kancelaria adwokacka, z którą klient zawiera odrębną umowę. W tym zakresie ta kancelaria jest samodzielnym administratorem danych.

Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Dostęp do nich mają tylko te podmioty, bez których nie moglibyśmy pracować:

• dostawcy oprogramowania i usług IT — programu księgowego i kadrowo-płacowego, platformy do obiegu dokumentów, poczty i pakietu biurowego, systemu CRM, telefonii internetowej, hostingu strony,
• agencja, która technicznie obsługuje naszą stronę internetową,
• współpracująca kancelaria adwokacka — gdy klient korzysta z jej usług,
• operatorzy pocztowi i kurierzy,
• nasz ubezpieczyciel odpowiedzialności cywilnej — tylko w razie zgłoszenia szkody,
• urzędy i instytucje (urzędy skarbowe, ZUS, Generalny Inspektor Informacji Finansowej, sądy) — gdy wymagają tego przepisy lub gdy działamy w imieniu klienta.

Dostawcy usług przetwarzają dane na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia, które zobowiązują ich do poufności i odpowiednich zabezpieczeń. Aktualną listę dostawców, którym powierzamy dane klientów, przekazujemy klientom jako załącznik do umowy powierzenia.

Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy. Co do zasady dane pozostają w EOG. Część dostawców (np. Microsoft, Google, Meta, LinkedIn) może przetwarzać dane także w USA lub innych państwach trzecich. Odbywa się to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (m.in. EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych. Na prośbę wskażemy, jakie zabezpieczenie stosujemy i jak uzyskać jego kopię.

Państwa prawa

W każdej chwili mogą Państwo zażądać:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niepełnych (art. 16),
• usunięcia danych (art. 17),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przeniesienia danych, które nam Państwo przekazali (art. 20),
• a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 21) i wycofać zgodę — bez wpływu na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy wcześniej (art. 7 ust. 3).

Wystarczy napisać na biuro@mencel.com.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin może się wydłużyć o kolejne dwa miesiące, o czym uprzedzimy. Niektóre prawa mają ograniczenia — np. nie usuniemy danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów podatkowych lub AML.

Jeśli uznają Państwo, że naruszamy przepisy o ochronie danych, mogą Państwo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Jak chronimy dane

Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby z naszego zespołu, zobowiązane do zachowania tajemnicy. Korzystamy z szyfrowanych połączeń, uwierzytelniania wieloskładnikowego, kopii zapasowych i bezpiecznego portalu do wymiany dokumentów. Posiadamy ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności.

Pliki cookies

Strona mencel.com.pl używa plików cookies niezbędnych do jej działania, a za Państwa zgodą — także analitycznych. Zgodę można w każdej chwili zmienić w ustawieniach cookies dostępnych w stopce strony. Szczegóły opisuje [Polityka cookies].

Zmiany

Tę informację aktualizujemy, gdy zmieniają się nasze narzędzia lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w zakładce RODO na mencel.com.pl. Ostatnia aktualizacja: październik 2026.