Ulga na zakup kas rejestrujących mających postać oprogramowania i obowiązek prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej – objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów z dnia 12 sierpnia 2021 r.
KASA REJESTRUJĄCA – online w tym wirtualna – musi zapewnić prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.
Każda kasa wirtualna, aby mogła być stosowana na polskim rynku musi pozytywnie przejść proces certyfikacji przeprowadzony przez Główny Urząd Miar.
- ZASADY ODLICZENIA (ZWROTU) OD PODATKU NALEŻNEGO KWOTY WYDANEJ NA ZAKUP KAS WIRTUALNYCH
Prawo do uzyskania ,,ulgi” przysługuje podatnikom, u których:
▪ powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji w obowiązujących terminach przy zastosowaniu kas rejestrujących;
▪ nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz dotychczas nie używali żadnych kas rejestrujących.
KASA WIRTUALNA to oprogramowanie, a nie urządzenie, na którym jest ono zainstalowane. Przepisy rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych wskazują na odrębność tego typu kasy rejestrującej – jako oprogramowania – od urządzenia, na którym ta kasa (oprogramowanie) jest zainstalowana.
Mając na uwadze powyższe, ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej przysługuje tylko w przypadku nabycia oprogramowania. Należy podkreślić, że ulga na zakup kas wirtualnych przysługuje również tym podatnikom, którzy na podstawie ustawy zostali zobligowani do wymiany dotychczasowych kas i w efekcie dokonują zakupu np. kasy wirtualnej.
Odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej lub jej zwrot następuje pod warunkiem:
▪ rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia (o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy),
▪ posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.
Przy czym należy podkreślić, że w przypadku podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej odliczenie lub zwrot ulgi na zakup każdej z tych kas następuje dodatkowo, pod warunkiem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika.
Kasy wirtualne mogą stosować tylko podatnicy wskazani w rozporządzeniu w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas wirtualnych. Stosowanie tego typu kas umożliwia się dla grup podatników w branży transportowej, hotelarskiej, gastronomicznej oraz w zakresie sprzedaży wyrobów węglowych. Stosowanie kas ma charakter fakultatywny. Zatem od decyzji samego podatnika (działającego w jednej z tych branż) zależy czy będzie korzystał z kasy wirtualnej czy innej spełniającej nałożone przepisami wymogi. W konsekwencji powyższego również ulga na zakup kasy wirtualnej przysługuje tylko podatnikom, którzy zaliczają się do wskazanych branż.
- SPOSÓB ODLICZANIA PRZEZ PODATNIKÓW ZWOLNIONYCH
Sposób odliczania przez podatników zwolnionych ,,ulgi” z tytułu zakupu kas wirtualnych pozostaje taki sam jak w przypadku kas on-line. - ZWROT DO URZĘDU SKARBOWEGO KWOTY WYDANEJ NA ZAKUP KAS
Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonej w deklaracji lub zwróconej im na wniosek ulgi na zakup kas wirtualnych w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży:
▪ zakończą działalność gospodarczą, lub
▪ trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy, lub
▪ naruszą obowiązki polegające na zapewnieniu połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.
Kasy wirtualne nie zostały objęte obowiązkiem poddawaniu ich obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, stąd nie ma do nich zastosowania art. 111 ust. 6 ustawy o VAT dotyczący zwrotu kwoty ulgi z tytułu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego.
Podatnicy używający kas wirtualnych udostępniają natomiast kasy wraz z urządzeniem, na którym kasa jest zainstalowana, do kontroli stanu oprogramowania i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów. Natomiast w przypadku awarii kasy związanej z wystąpieniem błędu weryfikacji danych w bazie danych kasy, podatnik niezwłocznie, nie później niż w terminie 24 godzin od stwierdzenia awarii, powiadamia o tym właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.
▪ PODATNICY CZYNNI VAT
Zwrotu odliczonej lub zwróconej ulgi dokonują na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.
▪ PODATNICY ZWOLNIENI VAT
Podatnicy zwolnieni z VAT, czyli wykonujący czynności wyłącznie zwolnione od podatku, lub u których sprzedaż jest zwolniona od początku, zwrotu ulgi dokonują na rachunek właściwego urzędu skarbowego do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.PRZYKŁAD: Podatnik zwolniony rozpocznie działalność usług taksówkowych 5 marca 2021 r. i w tym dniu rozpocznie prowadzenie ewidencji sprzedaży tych usług na kasie wirtualnej. Na wniosek złożony do urzędu skarbowego otrzymał zwrot ulgi z tytułu zakupu kasy wirtualnej. W okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy wirtualnej zakończył działalność gospodarczą – 31 stycznia 2023 r. W związku z tym – zwraca wykorzystaną ulgę na rachunek urzędu skarbowego – do końca lutego 2023 r.
- OBOWIĄZEK PROWADZENIA EWIDENCJI NA KASIE REJESTRUJĄCEJ SPRZEDAŻY
za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy
oszczędnościowo-kredytowej na rachunek podatnika – zasady obowiązujące od 1 maja 2019 r.
▪ OBOWIĄZEK EWIDENCJI PPRZELEWÓW
Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dodaniu jej fiskalizacji.
PRZYKŁAD: Podatnik udostępnia za pomocą platformy internetowej możliwość nabywania przez klientów biletów wstępu do parku rozrywki. Bilety są wysyłane automatycznie pocztą na skrzynkę poczty elektronicznej klienta po opłaceniu biletu za pośrednictwem platformy płatniczej. Przedsiębiorca nie jest uprawniony do stosowania zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (bilety w zakresie wstępu do parków rozrywki są wyłączone ze zwolnień wskazanych w rozporządzeniu). Podatnik o dokonanych wpłatach na rachunek bankowy dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku, po ich uznaniu na rachunku bankowym. W związku z tym podatnik ewidencjonuje na kasie rejestrującej zapłaty dokonane w dniu poprzednim, np. niezwłocznie dnia następnego w normalnych warunkach weryfikacji wpływów tj. w dniu odczytu płatności w banku. Paragon fiskalny jest wystawiany do każdej sprzedaży osobno, tj. każdej płatności indywidualnie.
Jeśli podatnik o dokonanych wpłatach na rachunek bankowy dowiaduje się dopiero z chwilą otrzymania informacji z banku i ewidencjonuje na kasie rejestrującej zapłaty dokonane w dniu poprzednim niezwłocznie dnia następnego (w dniu odczytu płatności w banku).
Dopuszczalne jest zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłat dokonywanych za pośrednictwem banku, bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich otrzymaniu, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach, w których ten podatnik nie wykonuje działalności. Użyte w przepisie pojęcie ,,niezwłocznie” należy rozumieć jako najwcześniejszy realny termin na wystawienie i wydanie klientowi paragonu fiskalnego z uwzględnieniem okoliczności, miejsca i czasu dokonania czynności podlegającej obowiązkowi prowadzenia ewidencji.
Jeśli wpłata ma miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia sprzedaży z tej wpłaty za miesiąc, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego) pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie.
▪ OBOWIĄZEK EWIDENCJI ZALICZEK
Otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega
ewidencjonowaniu na kasie rejestrującej z chwilą jej otrzymania lub bezpośrednio po uzyskaniu informacji o otrzymaniu zaliczki, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt w jakiej formie dokonano zapłaty.
Otrzymane zapłaty na rachunek bankowy powinny zostać zaewidencjonowane przy użyciu kasy rejestrującej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku o dokonanej wpłacie, tj. w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego do dniach, w których ten podatnik nie wykonuje działalności.
To na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg, wobec czego, może on dokonywać odpowiednich zapisów w prowadzonych ewidencjach celem ułatwienia powiązania dokonanych przez klienta wpłat z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi.
Należy podkreślić, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik jest zobowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia terminu powstania obowiązku podatkowego.
