Zatrudnianie pracownika

Ilość niezbędnych dokumentów kadrowych, jakie należy skompletować w celu prawidłowego zatrudnienia i rozliczenia wynagrodzenia pracownika, zależy od formy zatrudnienia, na jaką się zdecydujemy.

Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę generuje zdecydowanie więcej obowiązków dokumentacyjnych dla pracodawcy w porównaniu do umów cywilnoprawnych.

Wynika to z faktu, że zatrudnienie na umowę o pracę reguluje Kodeks Pracy, natomiast umowy cywilnoprawne – Kodeks Cywilny.

Umowa o pracę

Przed podpisaniem umowy niezbędne są następujące dokumenty kadrowe:

·       kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź CV,

·       poprzednie świadectwa pracy,

·       świadectwo ukończenia ostatniej szkoły,

·       przebyte kursy i szkolenia,

·       inne uprawnienia niezbędne do wykonywania pracy np. prawo jazdy, orzeczenie psychologiczne,

·       orzeczenie lekarskie o odbytym badaniu wstępnym (skierowanie na badanie lekarskie).

Dokumenty kadrowe dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:

·       kwestionariusz osobowy dla pracownika, 

·       umowa o pracę – niezbędne jest określenie na jaki czas ma być zawarta (okres próbny, czas określony lub nieokreślony), rodzaj wykonywanej pracy/stanowisko, miejsce wykonywania pracy (np. siedziba firmy), wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia za wykonaną pracę,

·       dodatkowe informacje o warunkach zatrudnienia – regulują m.in. normę czasu pracy, sposób wypłaty wynagrodzenia, urlop wypoczynkowy, długość okresu wypowiedzenia, sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz potwierdzania nieobecności w pracy, ( proszę umieścić nasz plik o tej nazwie w tym miejscu)

·       PIT-2 / wniosek o wycofanie PIT-2, (PIT-2 określa, kto jest uprawniony do rozliczania pracownikowi kwoty wolnej od podatku; jeśli pracownik ma kilka źródeł dochodów, np. drugą pracę, działalność gospodarczą, emeryturę/rentę, niezbędne jest zweryfikowanie, kto będzie rozliczał kwotę wolną),

·       wniosek o niestosowanie podstawowych kosztów uzyskania przychodów,

·       oświadczenie o stosowaniu wyższych kosztów uzyskania przychodów (przeznaczone dla pracowników mieszkających poza miejscowością wykonywania pracy),

·       wniosek o niestosowanie tzw. ulgi dla klasy średniej,

·       rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych, 

·       dyspozycja przelewu wynagrodzenia na rachunek bankowy,

·       zakres czynności pracownika,

·       informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu, 

·       zaświadczenie o odbytym kursie BHP;

·       oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami, 

·       formularz zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, 

·       oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,

·       inne np. orzeczenie o niepełnosprawności.

W trakcie trwania zatrudnienia przydatne mogą być następujące dokumenty:

·       ewidencja czasu pracy,

·       polecenie wyjazdu służbowego wraz z rachunkiem kosztów,

·       wniosek o urlop,

·       wniosek o udzielenie urlopu na żądanie.

 Umowy cywilnoprawne

Przy tej formie zatrudnienia wystarczające są poniższe dokumenty kadrowe:

·       oświadczenie zleceniobiorcy,

·       oświadczenie wykonawcy (umowa o dzieło),  

·       ksero legitymacji uczniowskiej/studenckiej (przy umowie zlecenia nie odprowadzamy składek do ZUS od uczniów/studentów do 26 roku życia),

·       ewidencja godzin (niezbędna do umowy zlecenia),

·       umowa o dzieło, zlecenie, przekazanie praw autorskich,

·       rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Koszt zatrudnienia pracownika

Aby poznać całkowity koszt zatrudnienia pracownika, warto skorzystać kalkulatorów internetowych.
Poniżej zamieszczamy odnośniki do nich, w zależności od formy zatrudnienia:

⇒ UMOWA O PRACĘ

⇒ UMOWA ZLECENIA

⇒ UMOWA O DZIEŁO

 WAŻNE! Całkowity koszt zatrudnienia pracownika (wynagrodzenie + ZUS + podatek) często jest wyższy niż kwota brutto na umowie.