Ilość niezbędnych dokumentów kadrowych, jakie należy skompletować w celu prawidłowego zatrudnienia i rozliczenia wynagrodzenia pracownika, zależy od formy zatrudnienia, na jaką się zdecydujemy.
Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę generuje zdecydowanie więcej obowiązków dokumentacyjnych dla pracodawcy w porównaniu do umów cywilnoprawnych.
Wynika to z faktu, że zatrudnienie na umowę o pracę reguluje Kodeks Pracy, natomiast umowy cywilnoprawne – Kodeks Cywilny.
Umowa o pracę
Przed podpisaniem umowy niezbędne są następujące dokumenty kadrowe:
· kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź CV,
· poprzednie świadectwa pracy,
· świadectwo ukończenia ostatniej szkoły,
· przebyte kursy i szkolenia,
· inne uprawnienia niezbędne do wykonywania pracy np. prawo jazdy, orzeczenie psychologiczne,
· orzeczenie lekarskie o odbytym badaniu wstępnym (skierowanie na badanie lekarskie).
Dokumenty kadrowe dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia:
· kwestionariusz osobowy dla pracownika,
· umowa o pracę – niezbędne jest określenie na jaki czas ma być zawarta (okres próbny, czas określony lub nieokreślony), rodzaj wykonywanej pracy/stanowisko, miejsce wykonywania pracy (np. siedziba firmy), wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia za wykonaną pracę,
· dodatkowe informacje o warunkach zatrudnienia – regulują m.in. normę czasu pracy, sposób wypłaty wynagrodzenia, urlop wypoczynkowy, długość okresu wypowiedzenia, sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz potwierdzania nieobecności w pracy, ( proszę umieścić nasz plik o tej nazwie w tym miejscu)
· PIT-2 / wniosek o wycofanie PIT-2, (PIT-2 określa, kto jest uprawniony do rozliczania pracownikowi kwoty wolnej od podatku; jeśli pracownik ma kilka źródeł dochodów, np. drugą pracę, działalność gospodarczą, emeryturę/rentę, niezbędne jest zweryfikowanie, kto będzie rozliczał kwotę wolną),
· wniosek o niestosowanie podstawowych kosztów uzyskania przychodów,
· oświadczenie o stosowaniu wyższych kosztów uzyskania przychodów (przeznaczone dla pracowników mieszkających poza miejscowością wykonywania pracy),
· wniosek o niestosowanie tzw. ulgi dla klasy średniej,
· rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych,
· dyspozycja przelewu wynagrodzenia na rachunek bankowy,
· zakres czynności pracownika,
· informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu,
· zaświadczenie o odbytym kursie BHP;
· oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami,
· formularz zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny,
· oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
· inne np. orzeczenie o niepełnosprawności.
W trakcie trwania zatrudnienia przydatne mogą być następujące dokumenty:
· polecenie wyjazdu służbowego wraz z rachunkiem kosztów,
· wniosek o udzielenie urlopu na żądanie.
Umowy cywilnoprawne
Przy tej formie zatrudnienia wystarczające są poniższe dokumenty kadrowe:
· oświadczenie zleceniobiorcy,
· oświadczenie wykonawcy (umowa o dzieło),
· ksero legitymacji uczniowskiej/studenckiej (przy umowie zlecenia nie odprowadzamy składek do ZUS od uczniów/studentów do 26 roku życia),
· ewidencja godzin (niezbędna do umowy zlecenia),
· umowa o dzieło, zlecenie, przekazanie praw autorskich,
· rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych.
Koszt zatrudnienia pracownika
Aby poznać całkowity koszt zatrudnienia pracownika, warto skorzystać kalkulatorów internetowych.
Poniżej zamieszczamy odnośniki do nich, w zależności od formy zatrudnienia:
WAŻNE! Całkowity koszt zatrudnienia pracownika (wynagrodzenie + ZUS + podatek) często jest wyższy niż kwota brutto na umowie.
