Jeżeli wyciągi bankowe wysyłasz do księgowości ręcznie, raz w miesiącu albo „jak się przypomni”, to KSeF obnaży ten problem szybciej, niż myślisz.
I nie będzie to problem księgowej.
To będzie problem Twojej firmy.
Jednym z najczęstszych zaskoczeń przedsiębiorców podczas przygotowań do KSeF jest pytanie:
„Dlaczego potrzebujecie dostępu do banków? Przecież wysyłam wyciągi”.
Wysyłasz. Tylko że to już nie wystarcza.
W praktyce w wielu firmach wygląda to tak: księgowość dostaje wyciąg raz w miesiącu. Czasem w PDF, czasem w Excelu, czasem z opóźnieniem. Płatności są przypisywane ręcznie. Jeśli coś się nie zgadza, temat wraca po czasie. Do tej pory dało się z tym żyć.
KSeF zmienia ten układ.
Faktura sprzedaży trafia do systemu centralnego. Systemy podatkowe zaczynają łączyć dane z różnych źródeł. Jeżeli faktura istnieje, ale płatność „pojawia się” w księgowości dopiero po kilku tygodniach, powstaje luka. A luki w danych są dokładnie tym, co dziś interesuje administrację skarbową najbardziej.
Z perspektywy kancelarii widzimy wyraźnie, że brak dostępu do banków powoduje trzy bardzo konkretne problemy.
Po pierwsze, opóźnienia. Księgowość nie jest w stanie na bieżąco uzgadniać płatności. To wydłuża zamknięcia miesiąca i zwiększa liczbę korekt.
Po drugie, błędy. Ręczne przypisywanie przelewów zawsze niesie ryzyko pomyłki. Przy większej liczbie transakcji to nie jest kwestia „czy”, tylko „kiedy”.
Po trzecie, odpowiedzialność. W razie kontroli nikt nie pyta, czy wyciąg był wysłany mailem. Liczą się dane. Jeżeli dane się nie zgadzają, firma musi to wyjaśniać.
KSeF sprawia, że bank przestaje być „osobnym światem”. Staje się elementem jednego ekosystemu danych. Bez dostępu do rachunków księgowość pracuje w ciemno. A praca w ciemno przy KSeF to proszenie się o problemy.
Dlatego dziś mówimy to klientom wprost: dostęp do banków nie jest fanaberią ani „ułatwieniem dla księgowej”. To warunek bezpiecznego funkcjonowania firmy w nowym systemie.
Firmy, które to rozumieją, przechodzą na bieżącą kontrolę danych. Firmy, które się opierają, zwykle wracają do tematu dopiero wtedy, gdy pojawia się presja czasu albo niejasności w rozliczeniach.
KSeF nie wybacza pracy na pół informacji.
Albo dane są kompletne, albo problem pojawia się bardzo szybko.
Jeżeli w Twojej firmie księgowość nie ma dostępu do rachunków bankowych albo temat ten od dawna jest odkładany, warto się nim zająć teraz, a nie przy pierwszym stresującym sygnale z urzędu.
Jeżeli cokolwiek związanego z KSeF, bankami, płatnościami lub odpowiedzialnością za dane budzi Twój niepokój, skontaktuj się bezpośrednio ze mną.
Nazywam się Edyta Mencel i osobiście prowadzę klientów przez przygotowanie firm do KSeF.
📧 edyta.mencel@geminiadvisor.com
Lepiej uporządkować to spokojnie, niż tłumaczyć się w pośpiechu.
