Jeżeli dziś wysyłasz dokumenty do księgowości mailem, a wyciągi bankowe „jak sobie przypomnisz”, to KSeF będzie dla Ciebie problemem.
Nie dlatego, że jest trudny.
Dlatego, że obnaży rzeczy, które do tej pory dało się ukryć pod hasłem „jakoś to działa”.
Pracując z przedsiębiorcami przy przygotowaniach do KSeF, widzę jedno bardzo wyraźnie: większość problemów nie ma nic wspólnego z systemem informatycznym. One zaczynają się dużo wcześniej.
Najczęściej w firmach wygląda to tak: faktury sprzedaży są wystawiane na bieżąco, ale faktury kosztowe trafiają do księgowości z opóźnieniem. Część dokumentów jest w mailach, część w segregatorach, część „na biurku”. Wyciągi bankowe są dosyłane ręcznie albo wcale, bo „przecież księgowa wie”.
Do momentu KSeF ten model dało się łatać.
Po KSeF przestaje działać.
Dlaczego?
Bo KSeF powoduje, że faktura sprzedaży przestaje być tylko dokumentem księgowym. Staje się elementem większego układu, który łączy się z JPK, rozliczeniami VAT i danymi bankowymi. Jeżeli te elementy nie pasują do siebie, problem pojawia się szybciej i jest bardziej widoczny.
W praktyce widzimy dziś u klientów kilka powtarzalnych sytuacji.
Pierwsza: księgowość nie ma dostępu do banków. To oznacza ręczne sprawdzanie płatności, opóźnienia w uzgodnieniach i ryzyko błędów. Przy KSeF to po prostu przestaje być akceptowalne, bo dane muszą się zgadzać w czasie, a nie „po zamknięciu miesiąca”.
Druga: dokumenty są przesyłane poza systemem. Maile, zdjęcia, pliki z różnych źródeł. W efekcie nikt nie ma pewności, czy wszystko dotarło i czy jest kompletne. KSeF wymaga porządku. Bez jednego narzędzia do obiegu dokumentów ten porządek jest fikcją.
Trzecia: odpowiedzialność jest rozmyta. Klient zakłada, że „księgowość to ogarnie”, a księgowość nie ma realnych narzędzi ani kompletnych danych. Przy KSeF to nie działa, bo system nie rozróżnia, kto „miał to sprawdzić”. Dane albo są poprawne, albo nie.
Dlatego KSeF jest dla wielu firm momentem prawdy. Nie dlatego, że wprowadza nowe obowiązki, ale dlatego, że pokazuje, czy firma faktycznie panuje nad swoimi procesami finansowymi.
Firmy, które już teraz porządkują komunikację, udostępniają banki, przechodzą na Saldeo i traktują księgowość jak partnera w procesie, przechodzą przez wdrożenie spokojnie. Firmy, które odkładają te decyzje, zwykle wracają do tematu w pośpiechu i stresie.
KSeF nie jest problemem przyszłości.
On już dziś pokazuje, gdzie firma ma słabe punkty.
Jeżeli czytając ten tekst masz poczucie, że któryś z tych problemów dotyczy Twojej firmy, nie ignoruj tego sygnału.
Im wcześniej uporządkujesz procesy związane z KSeF, tym mniej nerwów i ryzyka później.
Jeżeli coś związanego z KSeF, dokumentami, bankami lub współpracą z księgowością Cię niepokoi, skontaktuj się bezpośrednio ze mną.
Nazywam się Edyta Mencel i osobiście prowadzę klientów przez ten proces.
📧 edyta.mencel@geminiadvisor.com
Lepiej porozmawiać wcześniej, niż gasić pożary w trakcie.
