Jak zmienić biuro rachunkowe: Przewodnik dla spółek.

Zmiana biura rachunkowego to istotny krok dla każdej firmy, który wymaga odpowiedniego przygotowania i zrozumienia procesu.

Oto kluczowe kroki i informacje, które pomogą Ci w tej zmianie:

I. Dokumenty wymagane przy zmianie biura rachunkowego- jeśli prowadzisz księgi handlowe.

Podczas przejścia na nowe biuro rachunkowe, konieczne jest dostarczenie kompletnego zestawu dokumentów księgowych. Obejmują one:

  1. Politykę rachunkowości oraz sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy.
  2. Deklaracje CIT oraz VAT-7 za ostatni rok obrotowy.
  3. Ewidencje środków trwałych, wartości niematerialnych oraz prawnych,
  4. Zestawienia obrotów i sald.
  5. JPK VAT w formacie XML,
  6. Rozrachunki z klientami oraz kontrahentami.
  7. Pełną dokumentację kadrową i płacową, jeśli firma zatrudniała pracowników, w tym karty wynagrodzeń, karty urlopowe oraz zasiłkowe, a także bazy danych programów kadrowych i płatniczych​.

II. Procedura wypowiedzenia umowy z poprzednim biurem

Zanim zmienisz biuro rachunkowe, upewnij się, że formalnie zakończyłeś współpracę z poprzednim dostawcą. Większość umów księgowych wymaga wypowiedzenia, które powinno być złożone na piśmie, zazwyczaj z dwumiesięcznym okresem wypowiedzenia. Ważne jest, aby nowa umowa zaczęła obowiązywać zaraz po zakończeniu starej, co zapewnia ciągłość w prowadzeniu ksiąg​. Upewnij się też dokładnie, którą deklarację Vat jako ostatnią złoży Twoje „stare biuro rachunkowe”. Pamiętaj, że np. dokumenty za styczeń księgowane są w lutym, czyli, że Twoje „stare biuro” złoży deklarację za styczeń 25 lutego, więc nie możesz wypowiedzieć pełnomocnictw przed upływem terminów do złożenia deklaracji.

Dokładnie sprawdź, jak zostanie rozwiązana kwestia wysyłki DRA za ostatnie wynagrodzenia, które nalicza poprzednie biuro. Warto też jasno określić na piśmie w jakim terminie poprzednie biuro jest w stanie wydać kompletny zestaw dokumentów księgowych z punktu I.

III. Aktualizacja wpisów w rejestrach

Pamiętaj o konieczności aktualizacji wpisów w odpowiednich rejestrach publicznych, gdzie rejestrujesz informacje o podmiocie prowadzącym księgowość Twojej firmy. Masz na to 7 dni od momentu zmiany biura​. Spółki dokonują zgłoszenia takich informacji na druku NIP 8.

IV. Odbiór i przekazanie dokumentacji

Koordynuj z poprzednim biurem rachunkowym odbiór wszystkich dokumentów księgowych i kadrowych. Jest to niezbędne do prawidłowego przekazania obowiązków nowemu biuru.

V. Przejście danych między systemami księgowymi

Zwróć uwagę, że nie każde biuro rachunkowe używa tego samego oprogramowania księgowego, co może wymagać manualnego przenoszenia danych między systemami. Jest to proces, który może być czasochłonny i drogi dla Ciebie. Poprzednie biuro powinno wydać Ci bazę danych z systemu księgowego.

Podjęcie decyzji o zmianie biura rachunkowego to ważny moment dla każdej firmy, który powinien być dobrze przemyślany i zorganizowany, aby zapewnić płynność finansową i prawidłowość prowadzonych ksiąg rachunkowych.

W razie pytań, lub wątpliwości serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią: biuro@mencel.com.pl, tel. 22 290 11 22.
Chętnie pomożemy Wam w procesie przenoszenia ksiąg do naszego biura.

Udostępnij:

Zamów rozmowę z Księgowym

Zamów teraz rozmowę z naszym doświadczonym księgowym, który pomoże Ci uporządkować księgi i zoptymalizować koszty. Dzięki naszej pomocy możesz skupić się na rozwoju swojego biznesu, mając pewność, że aspekty finansowe są w najlepszych rękach